كيفية استخدام خاصية الدمج البريدي Mail Merge في الوورد

كيفية استخدام خاصية الدمج البريدي Mail Merge في الوورد

خاصية الدمج البريدي (Mail Merge) في برنامج الوورد تُستخدم لإرسال رسائل أو مستندات متعددة مخصصة لعدد كبير من الأشخاص بطريقة سهلة وسريعة. تتيح لك هذه الخاصية دمج بيانات من جدول إكسل أو قاعدة بيانات مع مستند الوورد لإنشاء نسخ مخصصة لكل مستلم.

لماذا نستخدم الدمج البريدي؟

• توفير الوقت عند إرسال نفس الرسالة لعدة مستلمين.

• تخصيص الرسائل بمعلومات كل مستلم مثل الاسم، العنوان، أو رقم الهاتف.

• تحسين الاحترافية والدقة في التواصل الجماعي.

الخطوة الأولى: تحضير ملف البيانات

• أنشئ جدولًا في إكسل يحتوي على البيانات التي تريد دمجها (أسماء، عناوين، أرقام، إلخ).

• تأكد من أن الأعمدة مسماة بوضوح وأن البيانات منظمة بدون فراغات.

الخطوة الثانية: إعداد مستند الوورد

• افتح مستند الوورد الذي تريد استخدامه كرسالة قالب.

• اكتب محتوى الرسالة مع ترك أماكن للبيانات التي ستتغير (مثلاً: «عزيزي <<الاسم>>»).

الخطوة الثالثة: بدء عملية الدمج

• اذهب إلى تبويب مراسلات (Mailings) في الوورد.

• اختر بدء الدمج البريدي (Start Mail Merge) وحدد نوع المستند (رسالة، ظرف، ملصق، إلخ).

• اضغط على تحديد المستلمين (Select Recipients) واختر استخدام قائمة موجودة (Use an Existing List) ثم اختر ملف الإكسل الخاص بك.

الخطوة الرابعة: إدراج الحقول المدمجة

• ضع مؤشر الكتابة في المكان المناسب داخل النص.

• اختر إدراج حقل دمج (Insert Merge Field) وحدد الحقول التي تريد إدراجها (الاسم، العنوان، …).

• استكمل باقي النص وأضف الحقول حسب الحاجة.

الخطوة الخامسة: معاينة وإتمام الدمج

• استخدم زر معاينة النتائج (Preview Results) لمراجعة كيف ستظهر الرسائل.

• إذا كان كل شيء صحيحًا، اضغط على إنهاء ودمج (Finish & Merge) لاختيار طباعة الرسائل أو حفظها.

نصائح لنجاح الدمج البريدي

• تأكد من تنسيق بيانات الإكسل بشكل صحيح وخلوها من الأخطاء.

• تحقق من أسماء الحقول في ملف الإكسل ومطابقتها في الوورد.

• جرب إرسال نسخة تجريبية لنفسك قبل الإرسال الجماعي.

ختاماً:

خاصية الدمج البريدي في الوورد توفر وقتًا وجهدًا كبيرًا في التعامل مع الاتصالات الجماعية. باتباع الخطوات السابقة، يمكنك إعداد رسائل مخصصة بسرعة وبدقة، مما يعزز من احترافية تواصلك.